Fehlzeitenmanagement bezeichnet den aktiven Umgang eines Unternehmens mit der Abwesenheit von Mitarbeitenden. Im Mittelpunkt stehen vor allem ungeplante Fehlzeiten, zum Beispiel krankheitsbedingte Ausfälle oder kurzfristige Abwesenheiten. 
Ziel ist es, Fehlzeiten nicht nur zu erfassen, sondern ihre Ursachen zu verstehen, geeignete Maßnahmen abzuleiten und die Arbeitsfähigkeit sowie Motivation der Beschäftigten langfristig zu fördern.
 

Fehlzeitenmanagement sollte als eine wichtige Führungs- und Organisationsaufgabe angesehen werden. Fehlzeiten entstehen nicht ausschließlich durch medizinische Gründe wie Krankheit oder Unfall. Sie können auch durch betriebliche und persönliche Faktoren beeinflusst werden. 
Dazu zählen unter anderem Arbeitsbelastung, Konflikte im Team, mangelnde Motivation, fehlende Wertschätzung, private Belastungen, unklare Prozesse oder eine ungünstige Führungskultur. 
Deshalb reicht es nicht aus, Fehlzeiten nur statistisch auszuwerten. Unternehmen müssen prüfen, welche Ursachen hinter wiederholten oder auffälligen Abwesenheiten stehen, und welche Einflussmöglichkeiten bestehen.
 

Ein gutes Fehlzeitenmanagement verfolgt dabei nicht das Ziel, kranke Mitarbeitende unter Druck zu setzen. Vielmehr geht es darum, eine gesunde, faire und verlässliche Arbeitskultur zu schaffen. 
Beschäftigte, die wirklich erkrankt sind, sollen Unterstützung erhalten. Gleichzeitig sollen Unternehmen aber auch erkennen, wenn Fehlzeiten durch vermeidbare Belastungen, organisatorische Probleme oder fehlende Motivation begünstigt werden. 
Fehlzeitenmanagement verbindet daher wirtschaftliche Interessen des Unternehmens mit Fürsorge, Prävention und gesundheitsorientierter Führung.
 

Für Unternehmen sind Fehlzeiten von großer Bedeutung, da sie hohe Kosten verursachen können. Sie erschweren die Einsatzplanung, belasten Kolleginnen und Kollegen, führen zu Produktivitätsverlusten und können die Stimmung im Team verschlechtern. 
Wenn einzelne Mitarbeitende häufig fehlen, müssen andere die Arbeit mittragen. Dadurch können wiederum Überlastung, Unzufriedenheit und weitere Ausfälle entstehen. Hohe Fehlzeiten können deshalb ein Hinweis darauf sein, dass im Unternehmen strukturelle oder kulturelle Probleme bestehen.
 

5. R.U.F.
Ein zentraler Ansatz zur Reduzierung der Fehlzeiten ist die R.U.F.®-Methode. R.U.F. steht für „Reduzierung ungeplanter Fehlzeiten“. Die Methode wurde entwickelt, um Fehlzeiten systematisch, praxisnah und nachhaltig zu reduzieren. 
Sie richtet sich vor allem an Führungskräfte, Personalverantwortliche und Unternehmen, die nicht nur reagieren, sondern Fehlzeiten aktiv managen möchten.
Die R.U.F.®-Methode besteht aus vier zentralen Elementen: 

1.    R.U.F.®-Training, 
2.    R.U.F.®-Meeting, 
3.    R.U.F.®-Controlling und 
4.    Gesundheitsfördergespräch.

Beim R.U.F.®-Training werden Führungskräfte für das Thema Fehlzeiten sensibilisiert. Sie lernen, dass ungeplante Fehlzeiten nicht nur ein Verwaltungsthema der Personalabteilung sind, sondern auch eine Führungsaufgabe. 
Im Training geht es darum, Fehlzeiten richtig einzuordnen, Gesprächssicherheit zu entwickeln und den Umgang mit sensiblen Situationen zu üben. Führungskräfte sollen lernen, offen, respektvoll und klar mit Mitarbeitenden über Fehlzeiten zu sprechen, ohne unzulässige Fragen zu stellen oder Druck aufzubauen.
Das R.U.F.®-Meeting dient dazu, Abwesenheiten regelmäßig und strukturiert zu betrachten. Dabei werden Fehlzeiten nicht zufällig oder nach Bauchgefühl bewertet, sondern systematisch besprochen. Ziel ist es, Muster zu erkennen, Ursachen zu analysieren und passende Maßnahmen zu vereinbaren. Wichtig ist dabei, nicht vorschnell zu urteilen. Es geht nicht darum, Mitarbeitende pauschal zu verdächtigen, sondern darum, Auffälligkeiten ernst zu nehmen und gezielt zu handeln.
Das R.U.F.®-Controlling beschreibt die regelmäßige Auswertung relevanter Kennzahlen. Unternehmen prüfen zum Beispiel, wie hoch die Fehlzeitenquote ist, in welchen Bereichen besonders viele Ausfälle auftreten oder ob sich bestimmte Muster zeigen. 
Durch diese Auswertung kann sichtbar werden, ob Maßnahmen wirken oder ob nachgesteuert werden muss. Controlling bedeutet in diesem Zusammenhang nicht bloße Kontrolle der Mitarbeitenden, sondern die sachliche Steuerung des Fehlzeiten-managements anhand nachvollziehbarer Daten.
Ein weiteres wichtiges Element ist das Gesundheitsfördergespräch. Dabei handelt es sich um ein Gespräch zwischen Führungskraft und Mitarbeitendem, bei dem die Gesundheit, Belastungen und mögliche Unterstützungsmaßnahmen im Mittelpunkt stehen. 
Das Gespräch soll klären, ob es betriebliche Ursachen gibt, die Fehlzeiten begünstigen, und welche Verbesserungen möglich sind. Beispiele können ergonomische Anpassungen, Entlastung, bessere Arbeitsorganisation, Konfliktklärung oder Unterstützung durch das betriebliche Gesundheitsmanagement sein. Das Gesundheitsfördergespräch soll wertschätzend, lösungsorientiert und vertraulich geführt werden.
 

I. Erfassung von Fehlzeiten
    Die systematische Dokumentation aller Abwesenheiten (Krankheitstage wie auch         andere Abwesenheitsgründe) ist entscheidend. Dabei sollten auch Daten über     die Häufigkeit und Dauer der Fehlzeiten gesammelt werden.
II.    Analyse der Ursachen
Es ist wichtig, die Gründe für häufige Fehlzeiten zu identifizieren. Dazu gehören akute Erkrankungen aber auch strukturelle Probleme im Unternehmen. Dies können u.a. eine hohe Arbeitsbelastung oder auch Konflikte im Team sein.

III.    Maßnahmen zur Reduzierung
Auf Basis der Ursachenanalyse sollten geeignete Maßnahmen umgesetzt werden, um Fehlzeiten zu verringern. Dies könnten z.B. Gesundheitsförderungsprogramme sein, aber auch Verbesserungen der Arbeitsbedingungen oder Schulungen zur Stressbewältigung etc.

IV.    Gespräche und Wiedereingliederung
Um eine erfolgreiche Wiedereingliederung nach längeren Abwesenheiten zu gewährleisten ist ein Dialog mit den betroffenen Mitarbeitern zu fördern. Dabei sind Fehlzeitengespräche und Rückkehrgespräche wichtige Elemente.

V.    Monitoring und Anpassung
Das Fehlzeitenmanagement sollte regelmäßig überprüft und angepasst werden, um sicherzustellen, dass die Maßnahmen effektiv sind.
 

Die R.U.F.®-Methode unterscheidet sich von einem rein kontrollierenden Fehlzeitenmanagement dadurch, dass sie mehrere Ebenen miteinander verbindet: Führung, Kommunikation, Datenanalyse, Gesundheitsförderung und Prävention. Sie betrachtet Fehlzeiten nicht nur als individuelles Problem einzelner Mitarbeitender, sondern auch als Spiegel der Arbeitsbedingungen und Unternehmenskultur. Dadurch sollen nicht nur Ausfälle reduziert, sondern auch Motivation, Arbeitszufriedenheit und Bindung an das Unternehmen verbessert werden.
Eine wichtige Rolle spielt dabei die Führungskraft. Führungskräfte haben direkten Kontakt zu den Mitarbeitenden und können frühzeitig erkennen, wenn Probleme entstehen. Sie prägen das Arbeitsklima, vermitteln Erwartungen und schaffen Orientierung. Wenn Führungskräfte Fehlzeiten ignorieren, können sich Probleme verfestigen. Wenn sie dagegen angemessen, fair und konsequent handeln, können sie dazu beitragen, Fehlzeiten zu senken und die Gesundheit im Team zu stärken.
 

Fehlzeitenmanagement sollte als aktives, strukturiertes und menschliches Führungsinstrument angesehen werden. Es geht nicht darum, Krankheit zu bestrafen oder Mitarbeitende unter Generalverdacht zu stellen. Vielmehr sollen Unternehmen Fehlzeiten ernst nehmen, Ursachen analysieren, Führungskräfte qualifizieren und gesundheitsförderliche Arbeitsbedingungen schaffen. Die R.U.F.®-Methode bietet dafür einen praktischen Rahmen, mit dem ungeplante Fehlzeiten reduziert und gleichzeitig Motivation, Gesundheit und Produktivität gefördert werden können.

Quelle: „Fehlzeiten aktiv managen“ von Manuel Fink 2025 (Haufe Verlag)